Kuluttajapalveluprosessin henkilörekisterin tietosuojaseloste ja informointiasiakirja

1. Rekisterinpitäjä

Eckes-Granini Finland Oy Ab
y-tunnus: 1592088-9
Pansiontie 47 b
20101 Turku

2. Tietosuojavastaava

Eckes-Granini Finland Oy Ab tietosuojavastaava:
Jukka Heimonen
(jukka.heimonen@eckes-granini.com)

3. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Joonas Toivonen
(joonas.toivonen@eckes-granini.com)

4. Rekisterin nimi

Eckes-Granini Finland Oy Ab:n kuluttajapalveluprosessin henkilörekisteri

5. Kuluttajapalveluprosessin henkilörekisteriin tallennettavien henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Kuluttajapalveluprosessin henkilörekisterin tarkoitus on kuluttajapalautteiden käsittely sekä palautteisiin ja mahdollisiin reklamaatioihin ja vaatimuksiin vastaaminen, palveluiden ja tuotteiden suunnittelu ja kehittäminen sekä tietojen tilastointi ja tutkimus. Elintarvikevalmistajana vastaamme valmistamiemme ja tai markkinoimiemme tuotteiden laadusta ja turvallisuudesta. Osana kuluttajavastuuta käsittelemme saapuneita tuotepalautteita ja -reklamaatioita.

Rekisteröitävien henkilötietojen antaminen ei ole lakisääteinen tai sopimukseen perustuva vaatimus eikä sopimuksen tekemisen edellytys, vaan tietojen antaminen on vapaaehtoista. Ohjaamme kuluttajat antamaan kuluttajapalautteet ja muut yhteydenotot rekisterinpitäjän verkkosivujen https://eckes-granini.fi kautta, jossa voit antaa palautteen anonyymisti. Mikäli kuitenkin haluat vastauksen palautteeseesi tai muun yhteydenoton rekisterinpitäjältä, edellytämme sinulta sähköpostiosoitteen luovuttamista (pakollinen tieto). Jos haluat nopeuttaa kuluttajapalveluprosessia, voit jättää myös nimesi, osoitteesi ja/tai puhelinnumerosi (vapaaehtoiset tiedot).

Kerättyjä tietoja ei käytetä suoramarkkinointiin. Tietoja ei käytetä myöskään automaattisen tietojenkäsittelyn keinoin tehtävään profilointiin tai päätöksentekoon.

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on EU:n tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679 6 artiklan 1a) kohdan rekisteröidyn suostumus. Lisäksi käsittelyn perusteena on 1f) kohdan rekisterinpitäjän oikeutettu etu. Rekisterinpitäjällä on lainmukainen, perusteltu intressi toteuttaa laadukasta kuluttajapalvelua sekä käsitellä kuluttajien yhteydenottojen syitä tuotteidensa ja palveluidensa kehittämistarkoituksissa sekä tilastointi- ja tutkimustarkoituksissa.

Eckes-Granini Finland Oy käyttää verkkosivuillaan myös evästeitä (cookies) edellyttäen, että hyväksyt ponnahdusikkunassa erikseen niiden käytön. Verkkosivujen käytön kannalta välttämättömiä evästeitä voidaan kuitenkin käyttää ilman suostumustasi. Evästeiden tarkoituksena on parantaa verkkosivuston käyttäjäkokemusta ja mahdollistaa palveluiden käyttöä. Lisäksi joitakin evästeitä voidaan käyttää verkkosivuston käytön analysoimiseen ja seurantaan palveluiden kehittämiseksi. Voit ponnahdusikkunassa myös kieltäytyä evästeiden käytöstä (välttämättömiä evästeitä lukuun ottamatta). Tarkempaa tietoa evästeistä saat rekisterinpitäjän verkkosivuilta.

6. Rekisteriin kerättävät henkilötiedot

Mikäli kuluttaja haluaa vastauksen yhteydenottoonsa, rekisteriin kerätään pakollisena tietona kuluttajan sähköpostiosoite sekä vapaaehtoisina tietoina nimi, kotiosoite ja puhelinnumero. Lisäksi rekisteriin kerätään kuluttajan yhteydenoton syy.

Mikäli olet hyväksynyt evästeiden käytön yritysten verkkosivustoilla tai -palvelussa, edellä mainittujen tietojen lisäksi voimme kerätä verkkosivujemme ja -palvelujemme osalta seuraavaa tietoa:

• päätelaitetta koskevat tiedot (IP-osoite, käyttöjärjestelmä, selainversio, sijaintitiedot sekä tiedot laitteesta, kuten selainikkunan resoluutio)
• tiedot sivukohtaisista asetuksista
• analytiikkajärjestelmien (Google Analytics) keräämät tiedot.

Tuotevalikoimaamme ja yhtiöömme liittyen voit vierailla myös kolmannen osapuolen (Facebook, Youtube ja Instagram) ylläpitämissä sosiaalisissa verkostoissa rakennetuilla sivustoillamme. Näillä sivustoilla voidaan käyttää alustojen ylläpitäjien evästeitä (cookies), joista rekistereihimme voi kertyä ko. evästeiden avulla kerättäviä tilastotietoja sekä mahdollisesti muita sosiaalisten verkostojen tietosuojaselosteissaan kulloinkin kerättäväksi ilmoittamia tietoja. Kehotamme tutustumaan sosiaalisten verkostojen evästeiden hallintapolitiikkaan kyseisillä sivustoilla.

7. Google Consent Mode

Käytämme verkkosivustollamme Google Consent Mode -tilaa, jonka avulla voimme varmistaa tietosuojasäädösten ja evästeiden suostumusasetusten noudattamisen. Google Consent Mode ottaa suostumusasetuksesi huomioon erityisesti käytettäessä Googlen tuotteita, kuten Google Analyticsia ja Google Adsia.

Google Consent Mode tarkistaa oletko hyväksynyt evästeiden ja muiden seurantatekniikoiden käytön verkkosivustollamme. Tämän tiedon perusteella Google Analytics kerää ja lähettää tietoja nykyisestä istunnostasi. Jos et ole hyväksynyt evästeiden käyttöä, tietoja verkkotoiminnastasi ei välitetä Google Analyticsille tai Google Adsille.

8. Kerättävien henkilötietojen säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot kerätään rekisteröidyiltä itseltään. Kuluttajapalveluprosessin yhteydenotto saapuu pääasiallisesti rekisterinpitäjän nettisivujen yhteydenottolomakkeen kautta. Satunnaisesti yhteydenottoja voi tulla kuluttajilta kirjeitse, sähköpostitse tai tuotuna yrityksen toimipisteeseen.

Verkkosivustolla tai -palveluissamme sekä kolmannen osapuolen ylläpitämissä sosiaalisissa verkostoissa rakennetuilla sivuillamme tietoja kerätään sivustoilla vierailijoiden liikkeiden mukaan myös evästeiden avulla, mikäli rekisteröity on hyväksynyt evästeiden käytön.

9. Kerättävien henkilötietojen luovutukset ulkopuolisille tai EU:n / ETA:n ulkopuolelle

Rekisteriin kerättyjä tietoja käsitellään Eckes-Granini Finland Oy Ab:n tai samaan konserniin kuuluvien yritysten sisällä. Tietoja voidaan luovuttaa Suomessa sijaitseville ulkopuolisille palveluntarjoajille esimerkiksi vakuutusasioiden selvittelyyn ja reklamaatioon tai oikeusvaateeseen vastaamisen edellyttämissä tilanteissa.

Myös verkkosivustolla tai -palveluissamme evästeiden avulla kerättäviä tietoja käsitellään Eckes-Granini Group Gmbh -konsernin sisällä. Lisäksi verkkosivustolla käytössä oleva Google Analytics kerää tietoja käyttäjästä myös omilla evästeillään. Google Analytics -palvelu ei kuitenkaan pysty yhdistämään keräämäänsä dataa yksittäiseen henkilöön.

Mikäli ulkopuolisia palveluntarjoajia tai alihankkijoita käytetään, heidän kanssaan on tehty sopimukset siitä, että he käyttävät tietoja ainoastaan Eckes-Granini Finland Oy Ab:n määräämiin käyttötarkoituksiin.

Rekisteriin kerättyjä tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Joissain tapauksissa käyttämämme ulkopuoliset palveluntarjoajat voivat sijaita ja/tai käsitellä keräämiämme henkilötietoja myös Euroopan talousalueen ulkopuolisissa eli niin kutsutuitta kolmansissa maissa. Tällöin varmistamme henkilötietojen kansainvälisten siirtojen oikeudelliset perusteet EU:n mallisopimuslausekkeilla ja riittävillä lisäsuojatoimenpiteillä tai varmistaen muutoin, että EU:n tietosuoja-asetuksen kaikki edellytykset tietojen siirrolle sekä käsittelylle kolmansissa maissa täyttyvät.

10. Kerättävien henkilötietojen säilytysajat

Rekisterinpitäjä poistaa vanhentuneet, tarpeettomat ja virheelliset henkilötiedot heti saatuaan tästä tiedon. Muutoin rekisterinpitäjä säilyttää rekisteriin tallennettuja henkilötietoja, kunnes niitä ei enää tarvita tässä tietosuojaselosteessa yksilöidyn rekisterin tarkoituksen täyttämisen vuoksi. Kuluttajapalveluprosessiin liittyviä henkilötietoja säilytetään kuitenkin enintään 18 kuukautta pois lukien tilanteet, joissa tietojen säilyttämiseen kauemmin on rekisterin tarkoituksen kannalta perusteltu syy kuten asiakaspalautteessa esitetyn palautteen selvittäminen, vaatimukseen vastaaminen tai muu lakiin perustuva syy.

Verkkosivustolla tai -palveluissamme evästeiden avulla kerättyjen henkilötietojen osalta poistamme tiedot myös 18 kuukauden kuluessa tietojen keräämisestä, tai tätä lyhyemmässä ajassa, kun tietojen käsittelyn ilmoitettu käyttötarkoitus on päättynyt.

11. Turvatoimet ja menettelyt kerättävien henkilötietojen suojaamiseksi

Rekisteriä säilytetään a) sähköisesti ja suojattuna asianmukaisesti teknisin suojakeinoin ja tietosuojamenetelmin, ja / tai b) manuaalisessa muodossa lukitussa tilassa.

Rekisterin käyttöoikeudet on rajattu ja henkilötietoihin pääsy on sallittu ainoastaan nimetyille valtuutetuille henkilöille, joiden tehtävänä on järjestelmän ylläpito ja/tai henkilötietojen käsittely. Henkilötietoja käsittelevät henkilöt on ohjeistettu henkilötietojen käsittelyyn. He ovat salassapitovelvollisuuden alaisia ja he ovat allekirjoittaneet salassapitositoumuksen, jossa he ovat sitoutuneet noudattamaan asianmukaista tietoturvaa ja tietosuoja-asetuksen mukaisia periaatteita.

Rekisteritiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja rekisterin käyttöä valvotaan. Ulkopuolisten palveluntarjoajien kanssa on tehty kirjalliset sopimukset, joissa ne ovat sitoutuneet noudattamaan Eckes-Granini Finland Oy Ab:n henkilötietosuojakäytänteitä ja voimassaolevaa lainsäädäntöä.

12. Rekisteröityjen oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu, tai ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja. Rekisteröidyllä on oikeus pyytää hänestä tallennettujen tietojen korjaamista, poistamista tai täydentämistä, mikäli tallennetut tiedot ovat virheellisiä, tarpeettomia, puutteellisia tai vanhentuneita tässä tietosuojaselosteessa yksilöidyn tietojenkäsittelyn ja keruun tarkoituksen kannalta. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus pyytää henkilötietojaan koskevan käsittelyn rajoittamista sekä oikeus pyytää henkilötiedot siirrettäväksi järjestelmästä toiseen. Oikeus pyytää henkilötiedot siirrettäväksi järjestelmästä toiseen kattaa rekisteröidyn oikeuden saada häntä koskevat henkilötiedot, jotka on siirretty rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, kun käsittely perustuu suostumukseen ja käsittely suoritetaan automaattisesti.

Rekisteröidyn, joka haluaa käyttää yllä mainittuja oikeuksiaan, on esitettävä tätä koskeva yksilöity pyyntö rekisteriasioista vastaavalle yhteyshenkilölle (tietosuojaselosteen kohta 3) omakätisesti allekirjoitetulla asiakirjalla. Tarkastuspyynnön toteuttamisesta peritään kohtuullinen korvaus, mikäli edellisestä tarkastamisesta on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi.

13. Suostumuksen peruuttaminen ja käsittelyn vastustaminen

Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa henkilötietojen käsittelyyn. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella vastustaa rekisterinpitäjän oikeutetun edun perusteella suoritettua henkilötietojen käsittelyä. Suostumuksen peruuttaminen tai käsittelyn vastustus ei vaikuta ennen peruuttamista tai vastustusta suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

Suostumuksen peruuttamista tai käsittelyn vastustamista koskeva pyyntö on toimitettava sähköpostitse rekisteriasioista vastaavan yhteyshenkilön sähköpostiosoitteeseen (tietosuojaselosteen kohta 3).

14. Kenelle voin valittaa henkilötietojeni käsittelystä?

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan voimassa olevaa lainsäädäntöä.

15. Muutokset tietosuojaselosteessa

Eckes-Granini Finland Oy Ab kehittää jatkuvasti henkilötietosuojakäytäntöjään muuttuvan lainsäädännön ja uusien tarpeiden myötä. Ajantasainen versio kuluttajapalveluprosessin henkilötietojen tietosuojaselosteesta ja informointiasiakirjasta löytyy aina verkkosivultamme osoitteesta: www.eckes-granini.fi.