Rekrytointiprosessien henkilörekisterin tietosuojaseloste ja informointiasiakirja

Rekisterinpitäjä

Eckes-Granini Finland Oy Ab
y-tunnus: 1592088-9
Pansiontie 47 b
20101 Turku

Tietosuojavastaava

Eckes-Granini Finland Oy Ab tietosuojavastaava:
Jukka Heimonen
(jukka.heimonen@eckes-granini.com)

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Jukka Heimonen
(jukka.heimonen@eckes-granini.com)

Rekisterin nimi

Eckes-Granini Finland Oy Ab:n rekrytointiprosessien henkilörekisteri

1. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyperuste

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on henkilöstön rekrytointiprosessi sekä tarjolla olevan työvoiman käytettävyyden arviointi.

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on EU:n tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679 6 artiklan 1a) kohdan mukainen työnhakijan suostumus henkilötietojen käsittelylle ja 1b) kohdan mukainen työsopimusta edeltävien toimenpiteiden toteuttaminen työnhakijan pyynnöstä.

2. Rekisterin tietosisältö

Rekisteri voi sisältää seuraavia tietoja työntekijöistä:

• Työnhakijan perustiedot (etu- ja sukunimet, henkilötunnus, sukupuoli, kansalaisuus, ikä)
• Yhteystiedot (sähköpostiosoite, postiosoite, puhelinnumero)
• Työnhakijan valokuva
• Rekrytointiin liittyvät muut tiedot (cv, ansioluettelo, työluvat, työtodistukset, mahdolliset suositukset, kielitaito, osaamisalueet, suoritetut kurssit ja tutkinnot ja näitä koskevat todistukset)
• Mahdollisen soveltuvuusarvioinnin tulokset tai muu soveltuvuustieto
• Työnhakijan palkkatoive

Rekisterissä voidaan käsitellä myös kaikkien yllä lueteltujen tietotyyppien muutostietoja. Kerättävät tiedot koostuvat rekrytointiin liittyvistä välttämättömistä tiedoista, jotka ovat tarpeen mahdollisen tulevan työsuhteen osapuolten oikeuksien ja velvollisuuksien täyttämiseksi.

3. Mistä Eckes-Granini Finland Oy Ab kerää rekisteriin tallennettavat tiedot (tietojen säännönmukaiset tietolähteet)?

Rekisteriin tallennettavat tiedot tulevat työnhakijalta itseltään tai niiden kerääminen perustuu työnhakijan nimenomaisesti antamaan suostumukseen.

4. Luovuttaako Eckes-Granini Finland Oy Ab rekisterissä olevia tietoja muille tai EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?

Henkilötietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille, paitsi ko. rekrytointiprosessiin mahdollisesti liittyvien ulkopuolisten palveluntarjoajien palvelun hankinnan yhteydessä (soveltuvuustestit ja rekrytointipalvelut). Käyttäessämme ulkopuolisia palveluntarjoajia huolehdimme sopimuksin kulloinkin voimassa olevan tietosuojalainsäädännön velvoitteiden täyttymisestä henkilötietojen käsittelyssä ja henkilötietojen käyttämisestä ainoastaan määrittelemäämme käyttötarkoitukseen.

Rekisteriin kerättyjä tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Joissain tapauksissa käyttämämme ulkopuoliset palveluntarjoajat voivat sijaita ja/tai käsitellä keräämiämme henkilötietoja myös Euroopan talousalueen ulkopuolisissa eli niin kutsutuissa kolmansissa maissa. Tällöin varmistamme henkilötietojen kansainvälisten siirtojen oikeudelliset perusteet EU:n mallisopimuslausekkeilla ja riittävillä lisäsuojatoimenpiteillä tai varmistaen muutoin, että EU:n tietosuoja-asetuksen kaikki edellytykset tietojen siirrolle sekä käsittelylle kolmansissa maissa täyttyvät.

5. Kuinka kauan rekisteröityjä henkilötietoja säilytetään?

Poistamme vanhentuneet, tarpeettomat ja virheelliset henkilötiedot heti saatuamme tästä tiedon. Muutoin säilytämme henkilötietoja niin kauan kuin se on ko. rekrytointiprosessin tai tulevia avoimia työ- tai harjoittelupaikkoja silmällä pitäen tarkoituksenmukaista, enintään kuinkin 12 kuukautta työnhakijan toimittaman työhakemuksen vastaanottamisesta.

6. Millaisiin turvatoimin ja menettelyin rekisteröidyt henkilötiedot on suojattu?

Rekisteriä säilytetään a) sähköisesti ja suojattuna asianmukaisesti teknisin suojakeinon ja tietosuojamenetelmin, ja b) manuaalisessa muodossa lukitussa tilassa.

Rekisterin käyttöoikeudet on rajattu ja henkilötietoihin pääsy on sallittu ainoastaan nimetyille valtuutetuille henkilöille, joiden tehtävänä on järjestelmän ylläpito ja/tai henkilötietojen käsittely. Henkilötietoja käsittelevät henkilöt on ohjeistettu henkilötietojen käsittelyyn. He ovat salassapitovelvollisuuden alaisia ja he ovat allekirjoittaneet salassapitositoumuksen, jossa he ovat sitoutuneet noudattamaan asianmukaista tietoturvaa ja tietosuoja-asetuksen mukaisia periaatteita.

Rekisteritiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja rekisterin käyttöä valvotaan.

7. Google Consent Mode

Käytämme verkkosivustollamme Google Consent Mode -tilaa, jonka avulla voimme varmistaa tietosuojasäädösten ja evästeiden suostumusasetusten noudattamisen. Google Consent Mode ottaa suostumusasetuksesi huomioon erityisesti käytettäessä Googlen tuotteita, kuten Google Analyticsia ja Google Adsia.

Google Consent Mode tarkistaa oletko hyväksynyt evästeiden ja muiden seurantatekniikoiden käytön verkkosivustollamme. Tämän tiedon perusteella Google Analytics kerää ja lähettää tietoja nykyisestä istunnostasi. Jos et ole hyväksynyt evästeiden käyttöä, tietoja verkkotoiminnastasi ei välitetä Google Analyticsille tai Google Adsille.

8. Mitä oikeuksia minulla on rekisteröitynä?

Rekisteröidyllä on oikeus saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu, tai ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja. Rekisteröidyllä on oikeus pyytää hänestä tallennettujen tietojen korjaamista, poistamista tai täydentämistä, mikäli tallennetut tiedot ovat virheellisiä, tarpeettomia, puutteellisia tai vanhentuneita tässä rekisteriselosteessa yksilöidyn tietojenkäsittelyn ja keruun tarkoituksen kannalta. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus pyytää henkilötietojaan koskevan käsittelyn rajoittamista sekä oikeus pyytää henkilötiedot siirrettäväksi järjestelmästä toiseen. Oikeus pyytää henkilötiedot siirrettäväksi järjestelmästä toiseen kattaa rekisteröidyn oikeuden saada häntä koskevat henkilötiedot, jotka on siirretty rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, sekä oikeuden siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle, kun käsittely perustuu suostumukseen ja käsittely suoritetaan automaattisesti.

Rekisteröidyn, joka haluaa käyttää yllä mainittuja oikeuksiaan, on esitettävä tätä koskeva yksilöity pyyntö rekisteriasioista vastaavalle yhteyshenkilölle omakätisesti allekirjoitetulla asiakirjalla.

9. Voinko peruuttaa suostumukseni tai vastustaa henkilötietojeni käsittelyä?

Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa henkilötietojen käsittelyyn. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen. Suostumuksen peruuttamista koskeva pyyntö on esitettävä sähköpostitse rekisteriasioista vastaavan yhteyshenkilön sähköpostiosoitteeseen (tietosuojaselosteen kohta 3).

10. Kenelle voin valittaa henkilötietojeni käsittelystä?

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan voimassaolevaa lainsäädäntöä.

11. Muutokset tietosuojaselosteessa

Eckes-Granini Finland Oy Ab kehittää jatkuvasti henkilötietosuojakäytäntöjään muuttuvan lainsäädännön ja uusien tarpeiden myötä. Ajantasainen versio rekrytointiprosessien henkilötietojen tietosuojaselosteesta ja informointiasiakirjasta löytyy aina verkkosivultamme osoitteesta: www.eckes-granini.fi.